Arkadianmäellä uhottu sääntelyn purkaminen ja Brysselissä puuhailtu hallinnollisen taakan vähentäminen ei ole toteutunut. Päinvastoin. Yritystoiminnan harjoittaminen kohtaa yhä laajenevia ja tiukkenevia vaatimuksia. Kun yhdysvaltaisilta lakiasiainjohtajilta vuonna 2014 kysyttiin heidän suurimpia huolenaiheita, kärjessä eivät suinkaan olleet yrityskauppojen onnistuminen tai oikeudenkäyntien voittaminen vaan lakien ja muiden vaatimusten noudattaminen sekä sääntelyn muutoksiin reagoiminen. Tämä on suunta Suomessakin.

Compliance kääntyy suomeksi vaatimuksenmukaisuuden valvonnaksi. Vaatimukset voivat perustua lakeihin tai muihin velvoittaviin määräyksiin taikka yrityksen itsensä asettamiin vaatimuksiin. Yrityksen itsensä asettamat vaatimukset ovat usein lähtöisin kuluttajien tai muiden sidosryhmien odotuksista siitä, kuinka yritys toteuttaa yritysvastuunsa.

Yrityksen itsensä asettamat vaatimukset ilmenevät code of conduct –asiakirjasta tai muusta vastaavasta toimintaohjeesta. Code of conductia voi täsmentää erilaiset yksityiskohtaiset toimintaohjeet kuten esimerkiksi ohje vieraanvaraisuudesta. Compliance-toiminnassa valvotaan siten lakien, määräysten ja sisäisten toimintaohjeiden noudattamista.

Kun arvoprosessit yleistyvät yrityksissä vuosia sitten, mentiin muutamissa yrityksissä siitä, missä aita on matalin, ja tilattiin ulkopuolinen henkilö kirjoittamaan yrityksen arvot. Ihmetys oli jälkeenpäin suuri, kun arvot eivät ohjanneetkaan yrityksen toimintaa. Aivan samalla tavalla kuin arvoprosessissa myös toimintaohjeiden laatimisessa laatimisprosessi on tuloksen kannalta olennainen. Kun toimintaohjeet ovat yhtiön itselleen asettamia vaatimuksia, niiden on syytä olla tarkoituksenmukaisia yhtiön liiketoiminnan kannalta. Toimintaohjeiden laatimista koskevan prosessin johtoon on aina syytä asettaa yrityksen sisältä yrityksen toimintaa laajasti tunteva henkilö, joka tarvittaessa hankkii menettelyyn tai toimintaohjeiden sisältöön liittyvää ulkoista apua. Kun toimintaohjeiden laatimisprosessi on osallistava, se mahdollistaa prosessiin osallistuville henkilöille toimintaohjeiden sisäistämisen.

Kun yritystä velvoittavat lait ja määräykset on kartoitettu ja kun yrityksen johto on vahvistanut toimintaohjeet, yrityksen henkilökunta on saatava sitoutettua vaatimustenmukaiseen toimintaan. Työsopimusmallin uudistaminen siten, että työtekijä sitoutuu noudattamaan yrityksessä kulloinkin voimassa olevia toimintaohjeita, on hyvä alku muttei lainkaan riittävä toimenpide. Henkilökunnan sitouttaminen edellyttää sisäistämistä. Joissakin oikeudellisissa tilanteissa voidaan raskauttavana tekijänä pitää sitä, että yritys on luonut toimintaohjeet mutta ei ole valvonut niiden noudattamista. Toimintaohjeiden laatimisen yhteydessä on jo siten hyvä pohtia, kuinka toimintaohjeiden noudattaminen varmistetaan.

Pienissä ja keskisuurissa yhtiöissä, jossa koko henkilökunta saadaan koottua yhteen, yritystä koskevien vaatimusten kouluttaminen on helppoa. Yrityksen henkilökunnan ja toimipisteiden lukumäärän kasvaessa henkilökohtaisen kontaktin luominen jokaiseen työntekijään vaikeutuu. Hyväksi ratkaisuksi tällaisissa tilanteissa on usein osoittautunut sähköiset koulutussovellukset. Sovelluksen tärkein ominaisuus on kiinnostavuus. Vaatimuksenmukaisuuskoulutus ei nimittäin ole luontaisesti ensimmäisenä työntekijöiden prioriteettilistoilla heidän pyrkiessä täyttämään työtehtäviinsä liittyvät muut vaatimukset. Siksi sovelluksen on täytettävä kolme vaatimusta: (i) visuaalisesti mielenkiintoinen, (ii) rakenteeltaan vaihteleva ja (iii) sisällöllisesti helposti lähestyttävä. Sovelluksen on myös pystyttävä raportoimaan, ketkä ovat koulutuksen suorittaneet.

Compliancen laiminlyönnin kustannus voi olla valtava. Oikeusprosessi saattaa nykyaikana olla maineen menetystä pienempi paha. Jotta välttyisit ikäviltä yllätyksiltä, yksinkertaistettu muistiohje on:

– Määritä yritystoimintaasi sovellettavat lait ja muut velvoittavat määräykset

– Laadi yrityksellesi sen toimintaa tukevat toimintaohjeet

– Huolehdi, että yrityksesi henkilökunta tietää sovellettavat lait, määräykset ja toimintaohjeet

– Valvo, että yrityksessäsi noudatetaan lakeja, määräyksiä ja toimintaohjeita

– Aloita alusta

Mika Ilveskero

Asianajaja, osakas

Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy

Castrén & Snellman on yli 200 hengen asianajotoimisto, jonka ovet avautuvat Helsingin, Moskovan ja Pietarin kautta kaikkialle maailmaan. Tarjoamme saumatonta ykkösluokan palvelua yli rajojen. Tehtävämme on auttaa asiakkaitamme menestymään nopeasti muuttuvassa maailmassa. Olemme luotettava kumppani yritysjärjestelyissä, riidanratkaisussa ja liikejuridiikan muilla erikoisaloilla. Meidät tunnetaan mutkattomasta yrityskulttuuristamme, Cassun hengestä. Asiakkaillemme se merkitsee aina parasta mahdollista palvelua. Vuonna 1888 perustettu toimistomme on Suomen vanhin asianajotoimisto.